График отпусков пожелания сотрудников

График отпусков пожелания сотрудников

Содержание

График отпусков: как правильно составить

Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

К таким категориям работников, в частности, относятся:

  • работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 12 лет (ст.262.2 ТК РФ);
  • мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
  • несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
  • почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ);
  • супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ);
  • чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1).

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника. Отказать в предоставлении отпуска, если он не совпадает с графиком, вы не имеете права (Письмо Минтруда России от 08.12.2020 N 14-2/ООГ-17786).

Что отразить в графике отпусков

Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:

Что отразить в графике Комментарий
Список сотрудников В графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор
Количество дней отпуска Указывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ).
Предполагаемая дата начала отпуска Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется.
Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ).
Возможность разделения отпуска на части График можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ)

График отпусков: форма

Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков утверждается руководителем организации (ИП). Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).

После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22, 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».

Хранить график отпусков нужно 3 года (п.453 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).

График отпусков: образец

Приведем образец графика отпусков на 2022 год.

Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

  • Я подписчик:

  • Я не подписчик,
    но хочу им стать

  • Хочу скачивать
    бесплатно и попробовать все возможности подписчика

Скачать

Внесение изменений в график отпусков

Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

Где в графике отпусков отражаются изменения

Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):

  • в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
  • в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
  • в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
  • в графе 10 отражаются различные примечания.

Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.

Внесение дополнений в график отпусков

Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.

Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. – для ее должностных лиц;
  • от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.

Отпуск в табеле учета рабочего времени

Конкретный код отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) указывается в зависимости от вида отпуска:

Вид отпуска Буквенный код Числовой код
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск ОТ 09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск ОД 10
Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с разрешения работодателя ДО 16
Отпуск без сохранения зарплаты, который работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению в силу законодательства ОЗ 17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты (например, предусмотренный коллективным договором) ДБ 18
Отпуск по беременности и родам/отпуск в связи с усыновлением ребенка Р 14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста ОЖ 15
Оплачиваемый учебный отпуск У 11
Неоплачиваемый учебный отпуск УД 13

В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код – оба кода указывать не нужно.

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой. Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников. В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.   

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2021 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев. Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2020 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников

  • 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ) — для всех работников, не отнесенных к льготным категориям;
  • 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ) — для работников до 18 лет;
  • 30 календарных дней (Федеральный закон от 24.11.95 № 181-ФЗ) — для инвалидов;
  • 30-40 суток (Федеральный закон от 22.08.95 № 151-ФЗ) — для работников спасательных служб (в зависимости от стажа непрерывной работы);
  • 42-56 календарных дней (Федеральный закон от 07.11.2000 № 136-ФЗ; Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466) — для работников, занятых на работах с химическим оружием, отдельных категорий педагогических работников.

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

  • женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  • работники моложе 18 лет;
  • работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

2. Совместители.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.

Попробовать

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями. По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии со ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон. При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

При составлении графика отпусков на 2021 год важно помнить, что нерабочие праздничные дни, которые указаны в ст. 112 ТК РФ, в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не входят. Поэтому если отпуск приходится на эти дни, срок его окончания переносится автоматически.

Кроме того, важно помнить и о переносе выходных дней в 2021 году (Постановление Правительства РФ от 10.10.2020 № 1648).

Как указывать дату начала отдыха в графике отпусков

Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.

Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.

О праве переноса отпуска на следующий год

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2021 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2022 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.

Форма для графика отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них вносятся от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала. 

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст. 372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Документ следует:

  • хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
  • вывесить в удобном месте для ознакомления;
  • выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
  • работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Изменение графика отпусков

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон. 

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях: 

  • когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в ч. 3 ст. 124 ТК РФ — предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;
  • когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 2 ст. 125 ТК РФ — отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год.

Добавление нового сотрудника в утвержденный график отпусков

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков?

Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

  • внести изменения в сводный график отпусков;
  • составить дополнительный график и приобщить его к сводному.

Сотрудник будет уволен в январе. Нужно ли на него заполнять график отпусков?

Разъяснения по этому вопросу дано в Письме Минтруда РФ от 27.03.2020 N 14-2/В-321.

В нем ведомство указало, что в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика. Это требование распространяется и на работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры. Таким образом, нельзя не учитывать в графике отпусков работника, у которого уже в январе истечет срок трудового договора.

Обязательно ли разрабатывать график

О необходимости использования в работе графика говорится в ст. 123 ТК РФ. Составлять его должны все работодатели без исключения – ИП и организации, вне зависимости от организационно-правовой формы, системы налогообложения, численности сотрудников и режима труда и отдыха, действующего на предприятии.

При проверке трудовые инспекторы всегда запрашивают отпускной график, его отсутствие признается нарушением трудового законодательства. Размеры штрафов прописаны в ст. 5.27 КоАП РФ:

  • для юридических лиц от 30 до 50 тыс. рублей;
  • на должностных лиц – от 1 до 5 тыс. рублей;
  • с ИП могут взыскать от 1 до 5 тыс. руб.

При повторном нарушении сумма штрафа возрастет.

Когда составлять график отпусков

К разработке документа необходимо приступать заранее, так как утвердить график отпусков на 2021 год нужно не позже, чем за 2 недели до начала нового года (ст. 123 ТК РФ). То есть, крайний срок для подписания руководителем окончательного варианта документа на 2021 год – 17.12.2020 г.

Так как для сбора информации по периодам отдыха и объединения пожеланий сотрудников в общий план потребуется какое-то время, к подготовке лучше приступать заблаговременно – в октябре, ноябре текущего года.

Форма графика отпусков на 2021 год

Работодатель может использовать унифицированную форму графика № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Разрешается разработать собственный бланк документа. В этом случае его рекомендуется закрепить в учетной политике компании.

В графике указывают планируемую дату начала каждого отпуска и его продолжительность в календарных днях. Если позднее дата начала отпуска будет изменена или перенесена, ее отражают в отдельной графе документа.

Кого включать в график

В документе должны быть перечислены все сотрудники, работающие на предприятии по трудовому договору. Подрядчиков в график не включают. Рекомендуется вносить даже тех сотрудников, что подали заявление на увольнение, так как они могут изменить свое решение и отозвать заявление.

Что учесть при планировании отпусков

Отдельные категории сотрудников имеют приоритетное право на выбор удобного времени отдыха. Поэтому рекомендуется в первую очередь согласовать периоды отпуска именно с ними. К таким работникам ТК РФ, в частности, относит:

  • несовершеннолетних (ст. 267 ТК РФ);
  • совместителей - им отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ);
  • сотрудниц, собирающихся идти в отпуск по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ);
  • многодетных родителей, имеющих 3-х и более детей до 12 лет;
  • усыновителей детей возрастом до 3 месяцев (ст. 122 ТК РФ);
  • сотрудников, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • одного из работающих родителей (опекунов, попечителей) - для сопровождения несовершеннолетнего, поступающего в образовательное учреждение высшего или среднего профессионального образования, расположенного в другой местности (ст. 322 ТК РФ).

Право выбора удобного периода для ежегодного отпуска может быть закреплено отдельными законами и за другими льготниками. К примеру, приоритет имеют:

  • почетные доноры (ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
  • ветераны и инвалиды Великой Отечественной войны (ст. 14 Федерального закона от 12.01.1995 № 5‑ФЗ);
  • жены военнослужащих – по их желанию отдых предоставляется одновременно с отпуском мужа, такой же продолжительностью (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ), если отработанных дней не хватает, оформляется отпуск за свой счет.

Кроме упомянутой льготы, предоставляется дополнительный отпуск на 14 календарных дней лицам, подвергшимся радиации на Семипалатинском полигоне (п. 15 ст. 2 закона от 10.01.2002 № 2‑ФЗ) и пострадавшим от чернобыльской аварии (п. 5 ст. 14 закона от 15.05.1991 № 1244‑1).

Также дополнительный отпуск нужно предоставлять сотрудникам, работающим с вредными или опасными условиями труда, лицам с ненормированным рабочим днем и работающим в условиях Крайнего Севера.

Если отпуск разбивается на части, каждый период указывается в графике отдельно. При этом одна из частей, предоставляемая за текущий год, не должна быть менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ; письмо Минтруда РФ от 24.09.2019 № 14-2/ООГ-6958).

Как основной, так дополнительный отпуск включаются в график отпусков на 2021 год.

Образец заполнения унифицированной формы Т-7

Заполняем график отпусков

В графике отпусков отражают время ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений на следующий календарный год (см. Пример 1). Как видите, следует распределить время основных и дополнительных оплачиваемых отпусков. Причем в соответствии со ст. 120 ТК РФ при исчислении общей продолжительности ежегодного отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. А вот отпуска без сохранения заработной платы в графике не отражаются.

Пример 1

Как мы отмечали выше, при составлении графика отпусков следует учитывать не только нормы законодательства и производственную необходимость, но и пожелания работников. Поэтому не стоит забывать, что по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Кстати, часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. При этом нельзя компенсировать отпуска беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также ежегодные дополнительные отпуска работникам во «вредном» производстве, за работу в соответствующих условиях (ст. 126 ТК РФ).

Отметим, что трудовое законодательство допускает осуществлять с согласия работника отзыв из отпуска. При этом неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена сотруднику в удобное для него время в течение текущего рабочего года либо присоединена к отпуску за следующий рабочий год (ст. 125 ТК РФ).

График отпусков должен быть подписан руководителем кадровой службы и утвержден руководителем организации либо уполномоченным им на это лицом. Также следует учесть мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) об очередности предоставления оплачиваемых отпусков (ст. 123 ТК РФ).

В соответствии со ст. 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под личную подпись со всеми принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Так что придется ознакомить работников и с утвержденным графиком отпусков.

Отметим, что отсутствие графика отпусков является нарушением законодательства о труде и об охране труда (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). За подобное нарушение ответственное должностное лицо могут оштрафовать на сумму до 5 тыс. руб., организацию – до 50 тыс. руб., а также приостановить деятельность на срок до 90 суток.

При этом следует помнить, что если должностное лицо будет «поймано» на подобном нарушении второй раз, то его могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Кто имеет право использовать отпуск в удобное для себя время

При составлении графика отпусков не забудьте, что отдельным категориям работникам ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по их желанию в удобное для них время (см. Таблицу 1). Так что при составлении графика отпусков в первую очередь следует учесть пожелания именно этих работников.

Таблица 1. Категории работников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться по их желанию в удобное для них время

Стоить помнить и о том, что перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком женщина по ее желанию может взять ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 260 ТК РФ).

Лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ).

Работодателям, не отказавшимся от присоединения к отраслевому соглашению, при рассмотрении вопроса о предоставлении работникам ежегодного оплачиваемого отпуска по их желанию в удобное для них время следует учитывать положения, прописанные в соответствующих соглашениях (ст. 8, 45, 48 ТК РФ).

Таблица 2. Категории работников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться по их желанию в удобное для них время в соответствии с отраслевыми соглашениями, прошедшими уведомительную регистрацию в Роструде

Отметим, что согласно ст. 423 ТК РФ в настоящие время продолжают действовать некоторые законодательные и иные нормативные правовые акты бывшего Союза в той части, в которой они не противоречат Трудовому кодексу. Поэтому не удивительно, что следует придерживаться норм, прописанных в подп. «б» п. 3 постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 № 235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей». В частности, указанный пункт гласит, что первоочередное право на получение ежегодного отпуска в удобное время имеют работающие женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет.

Если работника не устраивает время отпуска, отмеченное в графике

Может получиться и так, что работник захочет перенести отпуск либо разделить его на части.

Для этого сотруднику следует написать соответствующее заявление (см. Пример 2).

Пример 2. Заявление о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска

Между тем нельзя внести изменения в график отпусков по решению лишь одной из сторон трудового договора, поэтому работодатель не обязан соглашаться на перенос отпуска.

В определении Конституционного Суда РФ от 17.11.2009 № 1385-О-О прозвучало, что невозможность изменения графика отпусков по решению лишь одной из сторон трудового договора основано на принципе свободы трудового договора. Данное правило направлено на обеспечение баланса интересов сторон договора и не может рассматриваться как нарушающее конституционные права работника. Судебная практика следует позиции КС России.

Судебная практика

Судьи пришли к выводу, что само наличие волеизъявления работника, направленное на предоставление ему отпуска вне утвержденного работодателем графика отпусков, обязательного для сторон трудового договора, не порождает у работодателя обязанности такой отпуск предоставлять (определение Санкт-Петербургского городского суда от 13.09.2010 № 33-12647/2010).

Зачем нужен график отпусков

В некоторых организациях не составляют графики отпусков или составляют их формально. А ведь этот документ является обязательным для работодателя и для работника (ст. 123 ТК РФ).

Подготовить график отпусков надо к декабрю, утвердить — не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Примерграфик отпусков на 2021 год надо было утвердить не позднее 17 декабря 2020 года. Срок на 2022 год не позднее 17 декабря 2021 года. Утверждают график приказом руководителя организации. Если в организации есть профсоюз, то график утверждают с учетом его мнения.

В чем польза графика 

  1. Работодатель сможет выплатить отпускные в определенный трудовым законодательством срок: не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
  2. Работодатель может заранее найти того, кто сможет выполнять должностные обязанности работника на время его отпуска.
  3. Работодатель может отследить количество использованных работниками дней отпуска, видит информацию о переносе неиспользованных дней отпуска.
  4. В графике отпусков отмечают даты ежегодных оплачиваемых отпусков, что позволит работодателю не брать с работников заявление о предоставлении отпуска.

В конце статьи есть шпаргалка

Что учитывать при составлении графика отпусков

  • Совет № 1. Помните, что есть категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время. Например, работники в возрасте до 18 лет или работники-совместители (лицам, работающим по совместительству, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы). Перечень таких работников скачайте в конце статьи в разделе «Шпаргалка».
  • Совет № 2. При составлении графика отпусков учитывайте пожелания работников, не забывая при этом о производственном процессе. 
  • Совет № 3. Используйте унифицированную форму № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разработайте форму бланка самостоятельно. 

В графике отпусков отражают не только ежегодные основные оплачиваемые отпуска, но также дополнительные оплачиваемые отпуска и отпуска, не использованные в текущем году, которые были перенесены на другой год.

  • Совет № 4. Ознакомьте работников под подпись с утвержденным графиком отпусков, несмотря на то что ТК РФ напрямую не обязывает делать это. Ознакомить можно так: внести в форму графика дополнительную графу «Подпись работника и дата ознакомления». В некоторых организациях заводят специальный журнал для ознакомления работников со всеми локальными нормативными актами организации и иными внутренними документами организации.

Зачем нужен график отпусков?

График отпусков всегда формируется и утверждается заблаговременно — не позже, чем за 2 недели до начала года, в котором он будет применяться (ст. 123 ТК РФ).

Наличие графика позволяет:

  • контролировать соблюдение требования о необходимости предоставления времени ежегодного отдыха каждому из работников;
  • приурочить период наибольшего спроса на отпуска к тому времени, когда отсутствие части работников не отразится негативно на деятельности работодателя;
  • заранее спланировать замены, обеспечивающие выполнение функций (полное или частичное) находящегося на отдыхе работника другими лицами.

Исполнение графика обязательно и для работника, и для работодателя. Но этот документ позволяет вносить в него изменения, обусловленные возможностью:

  • продления или перенесения времени отдыха (ст. 124 ТК РФ);
  • деления его на части (ст. 125 ТК РФ);
  • замены денежной компенсацией его дней, выходящих за пределы минимально необходимой (ст. 115 ТК РФ) продолжительности отдыха (ст. 126 ТК РФ).

Изменения могут вызываться требованиями законодательства или возникать по взаимному согласию работника и работодателя.

Учет мнения работника при формировании графика

Возможность учета мнения работника при создании графика в законодательстве упоминается только в одном аспекте — ориентироваться на это мнение работодатель обязан лишь тогда, когда работник относится к категории лиц, имеющих право выбирать время отдыха (ст. 123 ТК РФ). Основания для возникновения такого права приводятся как в ТК РФ, так и в других законодательных актах.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Подпись работника об ознакомлении с графиком отпусков, который составлен без учета его мнения и в котором зафиксировано разделение ежегодного отпуска на части, не свидетельствует о достижении между вами соглашения по этому вопросу (Решение Суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 06.07.2018 N 12-285/2018). А значит, это может повлечь спор с работником и, соответственно, риски. Поэтому рекомендуем при разделении отпуска на части оформлять документы так, чтобы из них четко следовало, что работник согласился на разделение отпуска (читать далее…).

Воспользоваться правом на выбор можно:

  • женщинам, использующим отпуск по беременности и родам и желающим присоединить время ежегодного отдыха к этому отпуску (ст. 122, 260 ТК РФ);
  • несовершеннолетним (ст. 122, 267 ТК РФ);
  • усыновителям детей-младенцев (ст. 122 ТК РФ);
  • мужьям женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • работникам, отозванным из отпуска, в отношении недоиспользованного ими времени отдыха (ст. 125 ТК РФ);
  • одному из лиц (родителю, приемному родителю, опекуну, попечителю), на воспитании которых находится несовершеннолетний ребенок-инвалид (ст. 262.1 ТК РФ);
  • родителям 3 и более детей, находящихся в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
  • совместителям (ст. 286 ТК РФ);
  • супругам военнослужащих (п. 11 ст. 11 Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
  • сотрудникам государственных органов принудительного исполнения, уголовно-исполнительной системы, противопожарной службы, внутренних дел и Росгвардии, если им не удалось воспользоваться отпуском, предусмотренным графиком (п. 3 ст. 57 Закона от 01.10.2019 № 328-ФЗ «О службе в органах принудительного исполнения…», п. 3 ст. 59 Закона от 19.07.2018 № 197-ФЗ «О службе в уголовно-исполнительной системе…», п. 3 ст. 58 Закона от 23.05.2016 № 141-ФЗ «О службе в федеральной противопожарной службе…», п. 3 ст. 57 Закона от 30.11.2011 № 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел…»);
  • почетным донорам (подп. 1 п. 1 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ «О донорстве…»);
  • лицам, попавшим под воздействие радиации при ядерных испытаниях или катастрофах (п. 15 ст. 2 Закона от 10.01.2002 № 2-ФЗ «О социальных гарантиях…», п. 5 ст. 14, п. 1 ст. 15 Закона от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите…»);
  • инвалидам войны, участникам ВОВ, ветеранам боевых действий, лицам, находившимся не меньше 6 месяцев на военной службе в период ВОВ, награжденным орденами или медалями за службу во время ВОВ, жителям блокадного Ленинграда, лицам, работавшим в период ВОВ на объектах оборонительного назначения (подп. 17 п. 1 ст. 14, подп. 15 п. 1 ст. 15, подп. 11 п. 1, подп. 4 п. 2, подп. 3 п. 3 ст. 16, п. 9 ст. 17, подп. 9 п. 1 ст. 18, подп. 10 п. 1 ст. 19 Закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах»);
  • Героям Соцтруда, Труда РФ, полным кавалерам ордена Трудовой Славы (п. 2 ст. 6 Закона от 09.01.1997 № 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий…»);
  • Героям Советского Союза, РФ, полным кавалерам ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона от 15.01.1993 № 4301-1 «О статусе Героев…»).

С мнением остальных работников работодатель может не считаться. Хотя учитывать его при создании графика рекомендует Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, утвердившее унифицированную форму этого документа.

Учет мнения работников при формировании графика позволяет:

  • заранее предусмотреть те прогнозируемые ситуации, из-за которых работник будет вынужден просить о переносе или разделении отпуска после вступления графика в силу;
  • избежать конфликтов между работником и работодателем;
  • без участия работодателя решить вопрос о распределении времени отдыха между работниками, поскольку сами работники обычно хорошо осведомлены о периодах их наибольшей востребованности на работе и о подходящих для них заменах.

Привлечение работников к созданию графика на основе их пожеланий может существенно снизить трудозатраты работодателя по формированию этого документа, если его устроит заполненный работниками вариант или необходимость вмешательства в распределение, сделанное самими работниками, окажется минимальной.

Ежегодное предоставление отпуска

Согласно ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами (ст. 115 ТК РФ).

Это означает, что в графике отпусков работодатель не вправе предусмотреть менее 28 календарных дней отпуска для работника на будущий год. Больше – можно (с учетом накопившихся за предыдущие годы дней), а меньше – нельзя. Даже если работник настаивает на том, что ему такой длительный отпуск не нужен, и он, планируя вскоре расторгнуть трудовой договор, получит компенсацию за неиспользованные дни отпуска при увольнении.

По факту указанная ситуация вполне возможна, но это не означает, что в графике отпусков она может быть учтена.

Таким образом, в графике отпусков каждому работнику должен предусматриваться ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней или более, если работнику в силу норм законодательства и локальных нормативных актов работодателя установлена удлиненная продолжительность отпуска. Исключение составляют те работники, которые и так находятся в длительных отпусках с ­сохранением места работы (например, в отпуске по уходу за ребенком).

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, с согласия работника допускается перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Хотя это не означает, что непредоставление отпуска работнику в такой ситуации можно запланировать заранее, не включив соответствующую информацию в график отпусков на год.

К сведению

Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).