Деловые пожелания в конце письма

Деловые пожелания в конце письма

Содержание

Назначение деловых писем

Деловые письма не теряют актуальности в решении рабочих вопросов и маркетинговых задач. Информация, оформленная письменно, удобна тем, что к ней всегда можно вернуться или апеллировать при решении спорных вопросов. Письменный текст позволяет более емко и четко формулировать мысли, нежели устное общение. К тому же с некоторыми адресатами есть возможность связаться только посредством отправки делового письма. И чем выше статус этого адресата, тем профессиональнее должен быть составлен текст. Виды деловых писем так же разнообразны, как и сфера деловых отношений. Деловая переписка может быть коммерческой (желание заключить сделку, претензия к стороне сделки) и некоммерческой (благодарственное, информационное, гарантийное письмо, письма-просьбы, -приглашения, -напоминания и т. д.) По функционалу различают инициативные письма и письма-ответы, а также сообщения, не требующие ответной реакции.

Как правильно писать деловые письма.

Особенности структуры и текста делового письма

Деловые письма имеют четкую композицию:

Во введении указываются цель и причина письма, дается ссылка на документ, послуживший отправной точкой для данного послания;

В основной части описывается положение дел, дается анализ ситуации, аргументация. Характер доказательств зависит от направленности письма: например, убедить прийти на конференцию, вложить инвестиции в проект, приобрести товар;

В заключении делается вывод на основании вышесказанного: предложение, просьба, отказ, пожелание и т. д.

Перед текстом письма всегда размещают вежливое обращение к адресату (Например, «Уважаемый Сергей Михайлович!») А также в начале или в конце текста присутствует формула вежливости, составляемая по канонам деловой переписки. Формулы вежливости обычно начинаются так: «Выражаю признательность за оказанное содействие… / благодарность за приглашение… / надежду на плодотворное сотрудничество…». При написании такого рода писем соблюдается деловой стиль. Его особенности: лаконичность, ясность, однозначность, использование терминов, нейтральный тон, стандартизированность.

Трудности в составлении деловых писем

Быть хорошо осведомленным об адресате и той информации, которой он уже владеет по вашему вопросу;

Знание правил русского языка и особенностей делового стиля: языковых формул, правил составления предложений и проч.;

Правильное и уместное использование терминологии;

Корректность в обращении к адресату.

Как грамотно писать деловые письма.

Словари, образцы составления деловых писем могут помочь вам справиться с этой задачей своими силами. Но если нет достаточно компетентного сотрудника или времени на подготовку к составлению деловых писем, эту услугу может оказать профессиональное агентство. Специалисты коммуникационного агентства Comagency помогут вам разработать фирменный бланк, собрать необходимые документы для убедительной аргументации, составить грамотное и презентабельное деловое письмо, улучшая тем самым имидж вашей организации.

16 Апр

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о деловых письмах.

Сегодня вы узнаете:

  1. Почему деловая переписка не потеряла своей актуальности;
  2. Какие бывают деловые письма и как они оформляются;
  3. Как правильно написать деловое письмо.

Сейчас за нашими окнами – время высоких технологий и интернета. Но деловая переписка не потеряла своей важности и актуальности, просто перешла на другие носители. Почему деловые письма важно уметь составлять и оформлять, поговорим сегодня.

Зачем нужна деловая переписка

Прежде всего, это возможность обмениваться мнениями, предложениями и мыслями с сотрудниками либо партнерами по бизнесу. С помощью переписки излагают претензии, просьбы, выясняют недопонимания между компаниями.

Деловая переписка является одной из разновидностей официальной.

Отличия деловых писем от других

Основные отличия состоят в следующем:

  • Стилистика изложения;
  • Лексика, не допускающая яркого выражения эмоций;
  • Оформляется на официальном бланке компании;
  • Шрифт не слишком мелкий, но и не крупный, при этом одинаковый по всему тексту;
  • Редко занимают объем более 1 страницы;
  • Наличие строгой служебной субординации.

Виды деловых писем

Все деловые письма можно условно разделить на несколько групп. Мы остановимся подробнее на каждой и дадим краткую характеристику.

Письма, отвечать на которые не нужно.

  • Гарантийное письмо;
  • Сопроводительное;
  • Информационное;
  • Письмо-предупреждение;
  • Письмо-напоминание.

Письма, на которые нужен ответ.

  • Обращение;
  • Предложение;
  • Запрос;
  • Требование;
  • Прошение.

Некоммерческие письма.

  • Письмо-приглашение;
  • Письма с выражением соболезнования;
  • Письма с выражением благодарности;
  • Письма с информированием о чем-либо;
  • Письма, в которых содержатся рекомендации;
  • Гарантийные письма;
  • Письма, подтверждающие, что товар получен, услуга оказана и так далее;
  • Письма с поздравлениями по разным поводам;
  • Письмо-просьба;
  • Письма с инструкциями;
  • Сопроводительные письма.

Письма коммерческой направленности.

Обычно их используют перед тем, как заключить соглашение, а также во время действия договора.

К ним относятся:

  • Письма с ответами на запросы;
  • Непосредственно запрос;
  • – письмо, в котором предлагается совершить сделку или заключить договор;
  • Претензия;
  • Напоминание;
  • Письмо, в котором содержится предупреждение о прекращении договоренностей либо о необходимости выполнения обязательств и т. д.

Если говорить о классификации по структуре, то бывает 2 вида деловых писем:

  • Содержащие текст автора и написанные в свободной форме;
  • Составленные по строгому образцу.

По адресатам.

  • Циркуляр – письмо, которое направляется нескольким адресатам;
  • Обычное – отправляется одному адресату от имени одного человека;
  • Коллективное – отправляется одному адресату, но от нескольких лиц.

Также письма разделяют по форме, в которой они были отправлены:

  • Отправленные в виде факсового сообщения;
  • Отосланные по электронной почте;
  • Те, что отправлены в обычных конвертах.

Есть виды писем, которые из этических соображений должны быть написаны от руки, а не напечатаны. Это касается соболезнований и поздравлений.

Секреты правильного оформления

Текст письма делится на вводную, основную часть и заключительную. Они друг с другом связаны логически. В состав вводной части включают те обстоятельства, которые повлекли за собой создание письма, а основная часть представляет собой само содержание. В заключительной части подводятся итоги, которые выражают просьбу, отказ и прочее.

Вообще, деловую переписку со всей ответственностью можно назвать искусством, потому что вести ее правильно, с соблюдением всех требований, нужно учиться. Ведь чаще всего мы думаем только о том, чтобы информация была изложена четко, а про то, что письмо можно считать лицом компании, забываем.

Стилистика.

Каждое письмо выдерживается в строгом деловом стиле, используются средства речи, характерные для официальных документов.

Требования к изложению информации.

Вся информация, которая содержится в письме, излагается следующим образом:

  • Адресно, предназначается конкретному лицу;
  • На дату написания вся информация должна быть актуальна;
  • Достоверно;
  • Беспристрастно;
  • Аргументировано;
  • Максимально полно, для того чтобы основываясь на ней можно было принять решение.

Бланк.

Прежде всего письмо оформляют на бланке, который является для компании фирменным.

  • Для написания делового письма используются листы формата А4;
  • Левое поле бланка должно быть не менее, чем 3 см, так как через какое-то время они будут отправлены в подшивку;
  • Указывается название компании, юридический и фактический ее адрес, адрес электронной почты;
  • Лучше использовать стандартный шрифт Times New Roman, размера 12. Он является самым оптимальным и хорошо воспринимается при чтении;
  • Разрешается оформление деловых писем без использования фирменного бланка, тогда нужно информацию из бланка все-таки привести.

Если в письме идет речь о крупных сделках, связанных с финансами либо конфиденциальная информация другого характера, отправлять такие письма по факсу или в электронном виде не рекомендуется. Лучше по старинке, в обычном бумажном конверте.

Нумерация.

Если письмо состоит из нескольких страниц, то нумеруют их, начиная со второй. Номера проставляются вверху посередине арабскими цифрами. Никаких точек рядом с номером не ставят.

Деление на части.

Под этим подразумевается разделение письма на абзацы. Текст не должен идти сплошным потоком, так он просто не будет восприниматься. Благодаря делению на абзацы видно, где заканчивается одна мысль и начинается другая.

Наличие исправлений.

Исправлений и опечаток, а также подчисток допускать нежелательно. Письмо должно быть составлено грамотно, а текст напечатан через интервал 1,5 — 2.

Используемые реквизиты.

Мы укажем только основные, так как уже кратко говорили о них чуть ранее:

  • Если предприятие государственное – используется Герб РФ. Располагается он посередине официального бланка;
  • Название компании полностью;
  • Номера факса и телефона;
  • Номер банковского счета;
  • Адресат – причем название компании-адресата употребляют в именительном падеже, для указания должности и фамилии получателя используйте дательный падеж;
  • Если у адресата имеется ученая степень либо звание, укажите его перед фамилией человека;
  • Любой реквизит пишут с новой строки и с заглавной буквы.

Деловое письмо после проведенной встречи

Вы провели деловую встречу, наметилась некая перспектива для . Как отразить это в письме, обсудим дальше.

  1. Прежде всего, в начале письма сошлитесь на число и время вашего общения с потенциальным партнером, даже если с момента встречи прошла пара дней.
  2. Избегайте ошибок или слишком сложных фраз: составьте письмо коротко и четко, но так, чтобы у получателя было желание его прочесть.
  3. Упомяните, о чем велся разговор. К примеру: «Мы обсуждали, сколько будет стоить ваза в венецианском стиле».
  4. Сделайте так, чтобы получатель письма высказал свое отношение к теме встречи.
  5. Укажите время, когда можете общаться по телефону или встретиться лично.
  6. Донесите до получателя, что ждете сотрудничества с ним: «Надеюсь на дальнейшие деловые отношения с Вами «.
  7. Завершите письмо следующей или подобной фразой: «С наилучшими пожеланиями к Вам.. .».

Электронные деловые письма

Нельзя оставить без внимания требования к их оформлению, так как сейчас все больше оформляются письма в электронном виде, нежели в бумажном. Все-таки 21 век на дворе.

Подготовить электронное деловое письмо большого труда не составляет, требования по оформлению идентичны традиционным письмам. Единственное, у такого письма всегда должен быть заголовок (или тема письма), чтобы оно просто не затерялось в потоке документации.

Кроме того, когда на такое письмо отвечают, тематику письма лучше не менять, так вы быстрее поймете, о чем идет речь, если электронных писем получаете много.

Также не стоит использовать при оформлении приложений к таким письмам суперсовременное ПО, далеко не факт, что такое же есть у вашего адресата. Если его нет, письмо просто не откроется.

Не используйте смайлики, когда пишете деловое письмо в электронном виде. Технологии – это отлично, но при написании соблюдайте деловой язык.

В какие сроки нужно ответить на письмо

Если письмо относится к категории требующих ответа, то когда отвечать зависит от той информации, которая содержится в письме:

  • Если вы получили запрос, в ближайшие три дня с момента получения подтвердите, что он получен. А окончательный ответ можно дать в течение месяца;
  • Если речь о соболезновании, его можно направить в десятидневный срок после того, как печальное событие случилось;
  • Отправить поздравление допустимо в течение 8 дней с того момента, как вы узнали о торжественной дате;
  • Если говорить об общих правилах хорошего тона, то отвечать на письма лучше в семидневный срок.

Как написать деловое письмо: простым языком о сложном

Отличайте деловое письмо и личную переписку. Мы уже не раз сегодня говорили о том, в чем состоят эти отличия, не нужно о них забывать. А сейчас рассмотрим составление письма поэтапно.

1 этап. Указываем адресата.

В правом верхнем углу бланка пишем фамилию, инициалы и должность того, кому адресуем письмо. Если адресатом является организация, указываем ее юридический адрес.

2 этап. Обращение.

Размещаем его посередине бланка. Оно осуществляется в уважительной форме, без сокращений и помарок.

Пример : Уважаемая (имя, отчество)! Также обращение к адресату может осуществлять с указанием его должности. Но когда вы обращаетесь к человеку по имени, это снижает психологическое напряжение, указывает на то, что деловые отношения стабильные и установившиеся.

3 этап. Изложение цели.

Объясните цель письма, его суть и главные мысли. Эта часть является основной. Пишите о том, что хотите сказать, какова причина обращения. Но не забывайте про официальную и нейтральную стилистику.

4 этап. Внесение предложений, рекомендаций.

Практически любое деловое письмо подразумевает, что адресат на него отреагирует. Этого не требуют в основном только письма информационного характера. Поэтому не просто описывайте проблему, но и предлагайте, как ее можно решить.

Если вы обращаетесь с жалобой, просите принятия определенных мер, если же предлагаете сотрудничать, расскажите, какие варианты есть.

Говоря проще, тот, кто получит письмо, должен видеть что от него не просто чего-то хотят, но и понять, как это может быть осуществлено.

Как закончить деловое письмо

Деловое письмо должно быть написано идеально. Если правила написания не будут соблюдаться, это может негативно повлиять на репутацию компании в целом. Поэтому мы предлагаем сейчас подробнее остановиться на оформлении заключительной части делового письма.

В конце письма подведите итог всего того, о чем говорили ранее. Но растягивать выводы на 10 предложений не стоит, все-таки в деловых письмах ценится краткость и лаконичность. Лучше ограничьтесь простыми фразами.

В основу концовки поставим 2 показателя: она должна быть максимально вежливой и корректной. Варианты, как ее построить, существуют разные.

Приведем несколько примеров:

  • Поблагодарите за внимание или помощь: Благодарим Вас! (Позвольте Вас поблагодарить…);
  • Выразите надежды на будущее: Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество (Надеемся на получение ответа в ближайшее время…);
  • Можно построить фразу с уверением адресата в чем-либо: Были бы рады сотрудничеству с Вами;
  • Выскажите просьбу: Просим Вас сообщить о результатах;
  • Извинитесь за причиненные неудобства: Прошу прощения за непредвиденную задержку оплаты материала.

Как попрощаться с адресатом.

Несмотря на то что переписка официальная, попрощаться можно по-разному.

Приведем несколько вариантов:

  • С уважением к Вам…;
  • С пожеланием успехов…;
  • С наилучшими пожеланиями…

Ставим подпись правильно.

Когда подписываете письмо, указывайте свою должность, имя и фамилию. Если сомневаетесь в уместности фразы типа: «Искренне Ваш» – просто не используйте ее.

Можете в подписи указать ваши контакты, дополнительный телефон или электронный адрес, таким образом вы демонстрируете получателю, что готовы с ним общаться и сотрудничать.

В следующей части нашей статьи хотелось бы поговорить о деловых письмах на английском языке.

Деловые письма на английском языке

Регламентированной формы составления таких писем нет. Все будет зависеть от того, каковая цель письма и кто его адресат. Приведем здесь краткие рекомендации для составления.

Дата написания.

Если пишем в США, то в указании даты на первое место ставим месяц, затем число и только потом год. Если в Великобританию – дата проставляется как в РФ. При этом месяц пишите буквами, избежите путаницы.

Реквизиты получателя.

  • Если пишите мужчине, обращайтесь так: Mr (укажите фамилию);
  • Если женщине, которая замужем: Mrs (укажите фамилию);
  • Незамужней даме: Miss (укажите фамилию);
  • Если не знаете статус дамы: Ms (укажите фамилию).

Указание адреса.

Порядок противоположный принятому в РФ: офис, номер дома, название улицы, индекс, название штата (если пишем в США), название графства и название страны (если пишем в Великобританию).

Как обратиться к получателю.

Стандартные обращения:

  • Dear Madam;
  • Dear Sir;
  • Dear Sir or Madam;
  • Dear Mrs;
  • Dear.

После обращения ставим запятую (если пишем в Великобританию) или двоеточие (если в США). Восклицательный знак ставить не принято.

Тематика.

Обязательно указывайте тематику письма, также как и в РФ.

Основной текст.

Разделяйте его на абзацы. Либо каждое предложения пишите с новой строки.

Как попрощаться.

Например, вот так: «Thanking you for assistance, we remain Yours truly» – Благодарю Вас, преданный Вам…, хотя можно и менее официально.

Оформление подписи.

Подпись ставим под абзацем с прощанием, указываем свою фамилию и имя, название компании и должность.

Оформление приложений.

Если прилагаете какие-то документы, указывайте это в конце письма: «Enc.» и перечисляйте приложения.

Что писать с заглавной буквы.

  • Фамилии и инициалы;
  • Наименования компаний;
  • Наименования городов, штатов и так далее;
  • Любые слова, которые обозначают занимаемую должность;
  • Первые слова в прощании;
  • Вступительные обращения.

Перед тем как закончить разговор, приведем образцы деловых писем на русском и английском языках.

Образцы деловых писем на русском и английском языках

Заключение

Подводя итоги, хочется сказать, что деловое письмо – это инструмент для общения в любой сфере деятельности. Если оно составлено правильно, это, безусловно, представит вашу компанию с положительной стороны.

С другой стороны, написанное неряшливо, с ошибками письмо способно на корню уничтожить самый перспективный бизнес. Пишите письма правильно, а мы постарались рассказать, как это сделать.

То вопросов по поводу того как и какими средствами можно создать и отправить возникнуть в принципе не должно. Однако не все готовы сразу приступить в выполнению этой задачи если дело касается официальных писем, особенно когда автор письма ожидает получить на него ответ. Открою Вам маленький секрет деловой переписки, чем строже по своему характеру и стилю составлено письмо, тем больше шансов на ответную реакцию со стороны получателя. В этом уроке я приведу несколько образцов электронных писем, которые должны помочь пользователям определиться со своим собственным стилем и в дальнейшем составлять обращения наиболее грамотным образом.

Для начала, нужно определиться какого характера будет создаваемое нами письмо. Я подразделяю все исходящие письма на три основных вида:

  • Деловое предложение
  • Деловой запрос
  • Дружеское обращение

Соответственно для всех трех типов у меня есть шаблонные заготовки, как в виде простых текстовых файлов, так и виде шаблонов, заточенных под определенные почтовые программы. Перейдем по порядку к каждому из них.

Деловое предложение

Здравствуйте (Добрый день), [имя человека, к которому происходит обращение]!

Имя желательно указывать в любом письме при общении, потому как личное обращение настраивает человека на дружеский лад. Впрочем, если имени разузнать так и не удалось, достаточно будет шаблонного приветствия.

Разрешите представить Вашему вниманию новую услугу (новый продукт) от нашей компании [наименование компании].

Позвольте предложить сотрудничество в сфере [наименование сферы деятельности].

Далее кратко описываете преимущества вашего предложения в ценовом варианте, либо каких-то качественных характеристиках. Главное не переусердствовать. Мегабайты текста, да еще и дополненные яркими бессмысленными картинками только отпугивают людей. Если получатель письма заинтересуется Вашим предложением с первых строчек, то обязательно свяжется в Вами для дополнительной информации.

Если Вы всерьез заинтересованы, чтобы нужные люди связывались с Вами при первом же обращении, то есть смысл подумать о доступности не только по электронной почте. Не лишним будет завести аккаунты в таких сервисах как ICQ и Skype. Иногда человеку намного проще связаться с Вами по обычному телефону, если номер такового, конечно будет предусмотрительно оставлен вами в подписи.

Для чего нужно дублировать собственный e-mail адрес в подписи, спросите вы, если таковой автоматически переправляется почтовым сервером. Тут действует правило, по которому излишняя информация в деловой переписке никогда не бывает ненужной. Представим ситуацию, когда Ваше письмо получает человек потенциально не заинтересованный в предложении, либо попросту не компетентный для корректного ответа на него. Он переправляет полученное сообщение другому пользователю, но при этом по каким-либо причинам информация об истинном отправителе теряется из автоматически добавленных данных, что приводит к затруднению связаться с Вами. Однако всегда достаточно будет взглянуть на подпись, чтобы определить автора письма и его необходимые контакты.

Деловой запрос

Здравствуйте (Добрый день)!

Либо, если известно имя адресата, то (Уважаемый, [Имя, Отчество])!

Прошу предоставить информацию о товаре (услуге) [наименование товара/услуги] с описанием полных характеристик и конкурентных качеств.

На основании Федерального закона РФ [номер и дата документа], прошу предоставить сведения [описываете необходимые для получения данные].

Можно также обратится к руководству того или иного сервиса в Интернете, при нарушении Ваших прав.

В связи с нарушением пункта [номер пункта в пользовательском соглашении] пользовательского соглашения, а именно: “[цитируете полный текст названного пункта]”, прошу провести проверку и принять соответствующие санкции в отношении виновного [ответственного (если речь идет о сотрудниках сервиса)] лица [сайта (наименование сайта)]. О результатах проверки и вмененных санкциях прошу сообщить по адресу [собственный адрес электронной почты].

Дружеское обращение

Приветствую (Доброго времени суток) (Привет), [имя человека]!

При первом обращении в дружеской форме, хорошим показателем будет полнота Вашего текстового обращения. Корректно написанный, объемный текст укажет на Вашу высокую заинтересованность в контакте с нужным лицом и вызовет желание ответного обращения. Не забудьте развязать беседу несколькими первичными вопросами.

Пример электронного письма

По данным британской Ассоциации прямого маркетинга, каждый фунт, вложенный в email-маркетинг в 2015 году, принес 38 фунтов прибыли. Хотите добиться таких же результатов, но не знаете, как написать письмо клиенту? Тогда используйте лучшие образцы писем клиентам, которые мы собрали для вас в этом обзоре.

Как правильно написать письмо клиенту

Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive , есть несколько хитростей, которые могут сыграть в вашу пользу:

  1. Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему .
  2. Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.
  3. Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.

CRM-система - это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывает все звонки, а также помогает удобно организовать переписку с клиентом. Например, программа интегрируется с почтовым сервисом (подключить можно неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента. Если вам написал новый клиент, то создать карточку сделки можно прямо из входящего письма.

А теперь самое интересное: чтобы отправить клиенту письмо из CRM, вам даже не придется набирать текст. С помощью конструктора документов вы сможете создать набор писем на все случаи жизни и отправлять их клиентам в два клика. SalesapCRM сама подставит в письмо имя и другие данные клиента. Хотите узнать подробности? Тогда жмите .

Необходимость в хорошем окончании электронного письма

Есть несколько причин, по которым вам нужно правильно заканчивать свое электронное письмо:

  • Отсутствие надлежащей подписи может показаться грубым или панибратским.
  • Если вы отправляете электронное письмо в опубликовавшую вакансию компанию, есть большая вероятность, что сообщение попадет в руки соответствующему менеджеру по персоналу. Вам требуется показать неизвестным третьим лицам свой профессионализм.
  • Хорошая подпись в электронном письме также может увеличить ваши шансы на получение ответа. Призыв к действию, например, «Благодарю Вас, что нашли время на чтение моего резюме. С нетерпением буду ждать вашего ответа», может действовать как некая подсказка.

Когда вы оформляете подпись электронного письма, правильный формат должен быть примерно таким:

  • Закрывающая строка. Обычно в ней выражается какая-то благодарность или призыв к действию.
  • Заключительное приветствие, такое как «С наилучшими пожеланиями», «С уважением» или «Искренне Ваш». Тип вашей подписи в электронном письме зависит от его контекста и длины цепочки писем.
  • Ваше полное имя под заключительным приветствием. Это позволит понять, кто отправляет электронное письмо.
  • В конце подписи вы должны оставить информацию о своих контактах. Это может быть е-мейл, ссылка на веб-сайт и социальные сети (если применимо), номер телефона и т.д. Это даст читающему письмо человеку информацию о дополнительных способах связи с вами.

♥ ПО ТЕМЕ: Как создать отдельную подпись для каждого E-mail ящика, на iPhone или iPad.

Примечание. Обратите внимание на то, какой тип подписи электронной почты соответствует вашему стилю общения. Заключительные фразы должны отражать ситуацию с точки зрения профессионализма и тона. Они также должны звучать аутентично для вас и вашего «голоса».

♥ ПО ТЕМЕ: Как посмотреть, какие запросы вы вводили в поиск Google и при желании удалить их или запретить отслеживание.

Различные типы подписей электронной почты и когда уместно их употреблять

Прежде чем выбрать более подходящую подпись, используйте следующие подсказки, чтобы выяснить, какой тон вы должны задать в своем письме.

  • Вы контактируете с новым бизнес-партнером?
  • Допускает ли ваш получатель неофициальный стиль общения?
  • Вы знаете человека, с которым напрямую связываетесь?
  • Общались ли вы по электронной почте с ним раньше?

Разные виды бизнеса требуют разных стилей общения по электронной почте. Всегда безопаснее действовать профессионально и официально, но, с другой стороны, вы рискуете звучать слишком сухо и жестко и не обрести личный контакт.

Вам также нужно определиться с длиной подписи вашего электронного письма. Например, вводный е-мейл потребует более глубокого призыва к действию. Письменное общение с вашими коллегами может быть неформальным.

♥ ПО ТЕМЕ: Почему вы должны планировать жизнь на годы вперед.

Универсальные способы закончить электронное письмо, которые работают

С наилучшими пожеланиями

  • Любое использование слова «наилучший» обычно является безопасной ставкой. Это обычная электронная подпись, подходящая как для обычных, так и для официальных случаев.
  • Тем не менее, исследование статистиков показало, что эта подпись имеет более низкое, чем в среднем, число ответов. Так что имейте это в виду, когда вы используете «С наилучшими пожеланиями».

В общем виде такого рода подпись электронной почты будет выглядеть примерно так:

С наилучшими пожеланиями, ФИО

С уважением

  • «С уважением», это еще один распространенный способ завершить электронное письмо. Такая подпись хорошо подходит к официальным деловым ситуациям.
  • «С уважением» будет хорошим способом завершить электронное письмо, если вы подаете заявление на новую работу в компании. Это делает акцент на вашем искреннем желании сотрудничать.
  • Вы также искренни в своей надежде услышать ответ от другого человека. Таким образом, это выглядит естественно.

В общем виде, письмо будет заканчиваться примерно так:

С уважением, ФИО

Всего хорошего

«Всего хорошего» рискует показаться слишком жестким. Если вы отправляете электронное письмо кому-то в официальной деловой ситуации, то «Всего хорошего» (Всего доброго) окажется уместным.

Такая подпись электронного письма будет выглядеть, как

Всего доброго

С уважением, ФИО

Другие распространенные способы завершить электронное письмо:

  • Удачного дня
  • С благодарностью
  • С самыми теплыми чувствами

Еще раз напомним о том, что надо соответствовать настроению и тону корреспонденции, когда дело доходит до выбора подписи в электронном письме, которая сработает лучше всего. Эти внешние факторы смогут повлиять на ваш успех.

♥ ПО ТЕМЕ: Правило 5 / 25 от Уоррена Баффета — выделяем самые важные дела в жизни.

Об использовании слова «Спасибо»

Несмотря на то, что просто «спасибо» в подписи кажется хорошим способом получить ответ, на самом деле есть противоречивые сообщения об общей эффективности такого варианта. Фактически, «Спасибо» может показаться случайным и неуместным, особенно, во вступительном письме. Лучше всего соответствовать требуемому стилю речи и манере общения, чтобы ваше «Спасибо» действительно выглядело уместным.

♥ ПО ТЕМЕ: У кого больше всех подписчиков в Инстаграм – 40 самых популярных аккаунтов.

Распространенные способы завершить письмо, которые не работают

Мы также должны рассказать о нескольких способах, которыми вы никогда не должны заканчивать свое электронное письмо.

Ваш друг или Искренне Ваш.

Если это не личное письмо или послание вовсе не вашему другу, то такая подпись выглядит неискренне. «Искренне Ваш» звучит очень уж неформально для большинства деловых переписок.

Отправлено iPhone.

«Отправлено с iPhone» может восприниматься или устаревшей шуткой, или желанием похвастаться обладанием статусным смартфоном, или признаками технической безграмотности (лени), которая не позволяет изменить личную подпись, установленную по умолчанию. Такая подпись в любом случае выглядит безвкусно и неуважительно.

Берегите себя.

Специалисты по коммуникациям считают, что фраза «берегите себя» может вызвать беспокойство у получателя электронного письма. Такие слова подсознательно внушают человеку, что с ним что-то не так, у него есть скрытые проблемы со здоровьем. Это приведет к снижению уровня отклика.

♥ ПО ТЕМЕ: 74 здоровые привычки для хорошего самочувствия, здоровой психики и отличных отношений.

Структура делового письма

Правила написания деловых писем достаточно стандартизированы и требуют соблюдения определенной структуры и оформления.

Formal Business Letter Format | Official Letter sample template | RallyPoint

Контактная информация (Contact information)

При разработке макета вашего делового письма начните с плана, в котором есть вся необходимая информация и разделы. Обычно деловое письмо включает в себя следующие сведения вверху страницы:

  • Ваша контактная информация (имя, должность, компания, номер телефона и адрес электронной почты). Включение вашей контактной информации позволяет читателю быстро определить от кого письмо.
  • Дата написания письма. Включите дату после контактной информации и отформатируйте ее в соответствии со стандартами вашей страны. Например, в США нужно написать месяц по буквам, а затем указать день и год: 10 июля 2020 г.
  • Контактная информация получателя (имя, должность, компания, адрес компании). Под датой укажите контактную информацию получателя, чтобы читатель мог убедиться, что письмо в надежных руках. Хотя указывать имя получателя не обязательно, лучше всего адресовать деловое письмо конкретному человеку. Старайтесь избегать личных титулов, таких как мистер или мисс, поскольку вы можете не знать пол получателя или предпочитаемую гендерную идентичность; тем не менее, вы можете указать звания Dr. (доктор), Prof. (профессор) при необходимости.

Тело письма (Body)

Следующие разделы идут после контактной информации:

Приветствие (Salutation)

Используйте то же имя в приветствии, которое вы указали в разделе информации о получателе.

  • Если вы пишете в более формальных обстоятельствах — например, в сопроводительном письме в юридическую фирму, — вы можете обратиться к читателю, указав его имя и фамилию, например: «Dear Deborah Johns».
  • Если вы знаете получателя или пишете в менее формальную компанию, например, технологический стартап, вы можете просто написать «Dear Deborah».
  • Если вы не можете идентифицировать отдельного получателя, вы можете использовать приветствие, адресованное компании или команде, например: «Dear ABC team» или «Dear financial team».

Тело (Body)

Сохраняйте единообразное форматирование всего делового письма, чтобы придать ему профессиональный вид. Выровняйте текст по левому краю и сделайте одинарный интервал, а каждый абзац разделите дополнительной строкой пробела, как показано в примере выше. Также не забывайте быть кратким. Вы можете открыть свое деловое письмо дружеским приветствием, но быстро перейти к основным моментам, включив в него только абсолютно необходимые контекст и информацию.

Заключение и подпись (Closing and signature)

Включите заключительную строку после текста письма, например «Thank you» или «Kind regards», а затем четыре пустые строки ниже и ваше имя.

Вложения (Enclosures)

Если вы отправляете письмо по почте и включаете дополнительные документы, например резюме, добавьте раздел под названием «Enclosures» под своей подписью и перечислите все другие документы, которые вы отправляете, указав каждый из них в отдельной строке. Например:

  • Резюме (Resume)
  • Ссылки (References)
  • Стенограмма (Transcript)

Пример делового письма

Ниже представлен шаблон делового письма менеджера проектов аналитику.

Rosa Gomez
Sr. Project Manager
Crane & Jenkins
555 Apple Lane
Seattle, WA
555-111-9999
rgomez@candj.com

July 1, 2025

Martin Love
Sr. Data Analyst
Cloud Clearwater
100 Orange Circle
Seattle, WA

Dear Mr. Love,

It is my pleasure to strongly recommend Wendy Jones for the Jr. Data Analyst role with Cloud Clearwater. I am Rosa Gomez, a project manager at Crane & Jenkins. I have 12 years of experience working in the tech industry and have seen many young professionals come and go. Ms. Jones is one individual I have worked with who uniquely stands out.

During our time together, Wendy displayed great talents in data analytics. When we first met, I was immediately impressed with Wendy, but during the time worked together, her understanding of analyzing data to achieve results for our company grew far more than that of her peers.

It’s not just her technical skills that impress me, however. Wendy was a joy to work with because of her amazingly positive attitude and ability to communicate across teams. Her focus and attention to detail were also necessary and valued not just by myself, but by her peers, who often relied on her to get the job done.

I am absolutely confident that Wendy would be a great fit at Cloud Clearwater. Not only will she bring the kind of skills and experiences you’re looking for in an applicant, she will quickly become an asset and help your company grow in any way she can.

If you need more information or specific examples, please do not hesitate to contact me at 555-111-9999. As a recommendation letter likely only provides a snapshot of her talents and achievements, I would be happy to further elaborate on my time working with her.

Sincerely,

Rosa Gomez
Sr. Marketing Manager

Перевод примера письма

Дорогой мистер Love,

Я с удовольствием настоятельно рекомендую Венди Джонс на должность младшего аналитика данных в Cloud Clearwater. Я Роза Гомес, руководитель проекта в Crane & Jenkins. У меня 12-летний опыт работы в сфере высоких технологий, и я видела много молодых специалистов, которые приходили и уходили. Мисс Джонс — человек, с которым я работала, и который выделяется.

За время, проведенное вместе, Венди проявила большие таланты в области анализа данных. Когда мы впервые встретились, Венди сразу произвела на меня впечатление, но за время совместной работы ее понимание анализа данных для достижения результатов для нашей компании выросло намного больше, чем у ее коллег.

Однако меня впечатляют не только ее технические навыки. С Венди было приятно работать из-за ее удивительно позитивного отношения и способности общаться между командами. Ее внимание к деталям были необходимы и ценились не только мной, но и ее коллегами, которые часто полагались на нее в выполнении работы.

Я абсолютно уверена, что Венди отлично подойдет в Cloud Clearwater. Она не только принесет с собой те навыки и опыт, которые вы ищете от соискателя, но и быстро станет активом и поможет вашей компании расти любым возможным способом.

Если вам нужна дополнительная информация или конкретные примеры, не стесняйтесь обращаться ко мне по телефону 555-111-9999. Поскольку рекомендательное письмо, скорее всего, дает лишь краткую информацию о ее талантах и ​​достижениях, я была бы рада подробнее рассказать о своем времени, проведенном с ней.

С уважением,

Роза Гомес
Старший менеджер по маркетингу

Полезные фразы для делового письма

Как начать письмо

Форма обращения к получателю письма может быть различной, в зависимости от того, знаете ли вы имя или нет.

  • Dear Mr. Smith, если вы пишите представителю мужского пола и знаете фамилию.
  • Dear Ms. Smith, если вы пишите девушке или женщине, и вам известна фамилия. Такое обращение подойдет для любого статуса (замужем или нет).
  • Dear Sir or Madam, если вы пишите тому, чье имя вам неизвестно.
  • To whom it may concern, если вы точно не знаете, кто из сотрудников будет читать письмо.

Фразы-клише для начала письма после обращения:

  • I am writing to introduce myself. Пишу, чтобы представиться.
  • I received your contact information from … and I am writing to introduce myself because … . Я получил ваши контактные данные от … и пишу, чтобы представиться … .
  • I read/heard about your company in … and would like to introduce myself because … . Я читал/слышал о вашей компании от … и хотел бы представиться, потому что.. .
  • As [job title], I am writing to present [my company] to you because … . Как {название вашей должности/рода занятий}, представляю нашу компанию {название}, потому что …
  • In response to your request for … . В ответ на ваш запрос … .
  • Thank you for your letter/phone call/email regarding … . Благодарим за ваше письмо/звонок/email, касаемо … .

Как закончить письмо

  • Looking forward to your reply (Ждем Вашего ответа)
  • Don’t hesitate to contact me back if you have any questions (Не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть вопросы.)
  • Please advise as necessary.
    При необходимости выносите свои рекоммендации.
  • We look forward to a successful working relationship in the future.
    Мы настроены на успешное сотрудничество с Вами в будущем.
  • Once again, I apologize for any inconvenience.
    Еще раз приношу свои извинения за любые неудобства.
  • Thanks for your extremely helpful attention to this matter.
    Спасибо за Ваше чрезвычайно полезное внимание к этому вопросу.

Пожелания в конце

В завершении делового письма на английском языке перед именем ставиться завершающая фраза, обычно это слово Sincerely (искренне).

Для писем в Великобританию, которые начинаются с фраз Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Sir or Madam, завершающая фраза — Yours faithfully (с уважением).

Более неформальные варианты:

  • Regards/Kind regards (С уважением).
  • Warm regards (С наилучшими пожеланиями).

Как поблагодарить

  • Thank you for your prompt response (Спасибо за быстрый ответ)
  • Following last week’s presentation, I have decided to write to you… (После презентации на прошлой неделе я решил написать вам …)
  • I am writing to you regarding… (Я пишу вам о …)
  • Thank you for your patience and cooperation. (Спасибо за терпение и сотрудничество.)

Вежливые фразы

  • It is very kind of you to (Очень любезно с Вашей стороны)
  • We enclose (Мы прилагаем)
  • We are sorry (Мы сожалеем)
  • Unfortunately (К сожалению)
  • With reference to your (Относительно Вашего)
  • As you requested (По Вашей просьбе)
  • According to (В соответствии с)
  • Please let me know (Пожалуйста, сообщите мне)
  • Thank you for responding to my offer (Спасибо, что откликнулись на мое предложение)
  • We look forward to hearing from you soon (Надеемся получить Ваш ответ в ближайшем будущем)
  • Thank you for responding to my offer (Спасибо, что откликнулись на мое предложение)

Что такое деловое письмо — его функции и назначение

Согласно действующим государственным стандартам ведения организационно-распорядительной документации, под деловым письмом понимают документ небольшого объема (как правило не больше двух страниц).

Его назначение — обсуждение конкретного вопроса, решение проблем или оперативный обмен информацией между контрагентами (предпринимателями, организациями, госучреждениями, структурными подразделениями одного предприятия и даже должностными лицами).

Функции деловых писем таковы:

  • информативная – передать ценные сведения (реквизиты, конфиденциальные данные, адреса и прочее);
  • коммуникативная – наладить контакт между деловыми партнерами;
  • маркетинговая – провести исследование (изучить нишу, конкурентов, перспективы расширения целевой аудитории);
  • побудительная – документально оформить просьбу, требование, претензию, жалобу, отказ и другие типы взаимодействия;
  • рекламная – использовать рассылки для поиска потенциальных и реальных клиентов.

Для выполнения всех функций каждое письмо имеет основную часть, в которой и раскрывается суть вопроса.

Для доставления адресату документ содержит реквизиты, а для корректной формулировки используются стандартные фразы, иначе именуемые служебной частью.

Образцы официального ответа на деловое письмо, запрос, обращение.

Как бывают — виды

Деловое письмо как тип документации принято разделять на несколько категорий в зависимости от функциональной значимости, целей создания, характеристик адресанта и адресата.

В общем виде деловые письма делятся на 4 основные группы:

  1. Письмо-запрос. Оно направляется с целью выяснить интересующие адресанта факты, получить сведения, в том числе и ограниченного доступа – например, чтобы произвести оплату, узнать реквизиты контрагента для заключения договоров, проверить наличие интересующего товара и услуги.
  2. Коммерческое предложение – наиболее экономически значимая разновидность писем. Чаще всего адресант является предпринимателем или представителем какой-либо организации и предлагает товары/услуги контрагенту. Письма могут отсылать для маркетинговых исследований (определения ниши, расширения клиентской базы, корректировки целевой аудитории), так и для общения с потенциальными контрагентами (с описанием своей продукции в том числе и в наглядном формате – с помощью графиков, таблиц, схем, диаграмм). Иногда письмо является офертой и должно соответствовать всем требованием этого явления.
  3. Гарантийное — встречается немного реже. Его отправлением адресант гарантирует выполнить какие-либо обязательства. Чаще всего гарантийные письма пишутся инициаторами сделок в том случае, если у них по каким-либо причинам не получатся сразу же оказать услугу клиенту или поставить товар покупателю. В этом случае документ должео иметь дополнительные реквизиты, в идеале – подпись или печать поручителя.
  4. Информационные – составляют самую большую группу. Их разделяют на подклассы: извещения (уведомления) и напоминание. Первый подтип чаще используется для массовой рассылки контрагентам.

К мелким группам деловой корреспонденции относятся сопроводительное письмо, письмо-приглашение, письмо-отказ, письмо-требование, письмо-жалоба, письмо-просьба.

В отдельную категорию выделяются нерабочие письма, предназначенные для официального поздравления, благодарности, выражения соболезнования — образцы благодарственных писем.

По иной классификации делятся на регламентированные и нерегламентированные (их можно оформлять в свободно форме). По количеству адресатов могут быть стандартными (для одного получателя) или циркулярными (на несколько лиц).

Правила оформления

Правила оформления деловых писем были закреплены в специальном стандарте – ГОСТ Р 7.0.97-2016, однако документ носит рекомендательный характер и распространяется не на все их виды. Документ состоит из двух частей: служебной и информационной.

Служебная часть включает такие обязательные компоненты:

  • приветствие;
  • официальное обращение к получателю;
  • лид-абзац;
  • стандартную фразу в заключении («форму вежливости»);
  • подпись отправителя;
  • постскриптум.

В приветствии разрешено обращаться к адресату обезличенно (например, по должности), по ФИО или одновременно к коллективу получателей (акционерам, инвесторам и т. д.).

Лид-абзац состоит из одного предложения (редко – из двух). Он составляется для того, чтобы сразу ввести читателя в курс дела.

Желательно начать с благодарственной конструкции, и сразу объяснить мотивы написания, подготовив подводку к основной части.

Затем следует информационная часть, которая содержит главный смысловой отрывок делового письма.

После благодарности за прочтение и прощания можно оставить постскриптум, если в этом есть необходимость.

Обязательные реквизиты

ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит около 30 реквизитов, но не все они являются обязательными для применения.

В первую очередь? нужно учитывать форму написания письма: при оформлении в бумажном варианте текст должен быть написан или набран на листе А4 или фирменном бланке организации. При использовать электронного формата разрешено опустить часть реквизитов.

Для организации пересылки необходимы следующие реквизиты:

  • полное название компании;
  • физический и юридический адреса (с почтовыми индексами);
  • номер телефона, факс и иная контактная информация;
  • коды КПП и ИНН;
  • банковские реквизиты;
  • логотип, штамп и иные элементы корпоративного стиля (если его использование предусмотрено уставом компании);
  • дата написания и номер.

ФИО и продублированные контактные данные отправителя должны указываться в конце документа. Там же при необходимости стоит размещать печать организации.

Для отчетности обеих контрагентов в начале письма нужно указывать его порядковый номер (заполняется отправителем).

Расположение реквизитов тоже подчиняется правилам:

  1. Адрес и наименование документа («письмо») должны быть расположены по центру.
  2. Ниже на правой стороне указывается ФИО отправителя и название организации и сведения об адресанте.
  3. В верхнем левом углу пишется номер документа.

Примечательно, что номер письма адресант должен заносить в журнал учета исходящих документов, а адресат – в журнал о входящей документации.

Образцы деловых писем