Учет пожеланий работников при составлении графика отпусков

Учет пожеланий работников при составлении графика отпусков

Унифицированная форма Т-7 графика отпусков (бланк)

Если организация использует унифицированные первичные документы, график отпусков она оформляет по форме Т-7. График отпусков - бланк и указания по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Скачать бланк, на котором составляется график отпусков формы Т-7, можно на нашем сайте.

Унифицированная форма № Т-7 - график отпусков

Скачать график отпусков

Напомним, что для большинства работодателей использование унифицированных форм по кадрам сейчас необязательно, поэтому вы вправе разработать и собственную форму графика отпусков.

Подробнее об этом — «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Составление графика отпусков

Составление графика отпусков предусмотрено ст. 123 ТК РФ. Данный документ определяет очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков, причем обязателен он как для работодателя, так и для работника. График отпусков обеспечивает право работников на ежегодный отдых. Составление графика отпусков позволяет работодателю:

  • заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные;
  • найти замену уходящему в отпуск работнику;
  • контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.

При составлении графика отпусков следует учитывать, что некоторые работники имеют право использовать отпуск в удобное для них время. Если у работника есть выбор, при составлении графика рекомендуется получить от него заявление о том, в какое время он хотел бы пойти в отпуск. Если при составлении графика отпусков было учтено пожелание работника, указанное в его заявлении, то изменить впоследствии время отпуска можно только по взаимному согласию сторон.

О том, у кого есть право на выбор удобного времени для отпуска, читайте в статье «График отпусков - бланк и образец заполнения в 2021 году».

Если график отпусков утвержден, а работника не устраивает время отпуска, установленное там, он может попросить об изменении дат отпуска. Для этого работник должен написать заявление о предоставлении ему отпуска в даты, отличные от тех, которые внесены в график отпусков. Если работодатель не возражает против переноса отпуска, то в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Как внести изменения в график отпусков, читайте здесь.

За отсутствие графика отпусков работодателя могут привлечь к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, предусматривающей за впервые допущенное нарушение штраф:

  • для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении штрафы существенно вырастают, составляя (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб. (также возможна их дисквалификация на срок 1–3 года);
  • для ИП — от 10 000 до 20 000 руб.;
  • для юридических лиц — от 50 000 до 70 000 руб.

Наличие графика отпусков и его соблюдение проверяет трудовая инспекция.

Чье мнение учитывать при составлении графика

Как правило, при составлении графика отпусков учитывают мнение каждого из работников. Причем информацию о том, кто и когда хотел бы пойти в отпуск, лучше собирать в письменном виде, чтобы исключить впоследствии возможные конфликтные ситуации.

В то же время работодатель безоговорочно учитывать все пожелания не обязан (за исключением отдельных категорий сотрудников). Здесь важно только совместить интересы персонала и бизнеса и выстроить такую очередность отпусков, которая не помешает деятельности организации.

Если в организации есть профсоюз, график отпусков согласовывается также с ним (п. 1 ст. 123 ТК РФ).

Что отражать в графике отпусков

В график отпусков включают:

  • ежегодные основные оплачиваемые отпуска;
  • дополнительные отпуска;
  • сведения о переносе отпусков.

Отпуска без сохранения заработной платы в графике отпусков не указываются.

О продолжительности ежегодного основного отпуска читайте в материале «Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)».

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

График отпусков — правила оформления и внесение изменений в него регулируются как ТК РФ, так и постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (в части заполнения графика по унифицированной форме).

Утвердить график отпусков работодатель обязан не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, т. е. не позднее 17 декабря. Если крайняя дата выпадает на выходной, то она сдвигается на следующую ближайшую рабочую дату. Правомерность такого переноса подтвердил Минтруд (письмом от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399).

О том, потребуется ли отдельный приказ для утверждения графика отпусков, читайте в статье «Приказ об утверждении графика отпусков - образец (2020 - 2021)».

Внести изменения в график отпусков вам помогут рекомендации экспертов КонсультантПлюс:

Пробный доступ к К+ вы можете получить бесплатно.

Как составить график отпусков

График отпусков формы Т-7 оформляется следующим образом:

  • в графе 1 указывается наименование структурного подразделения;
  • в графе 2 отражается должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию;
  • в графах 1 и 2 сведения указываются в соответствии со штатным расписанием;
  • в графе 3 указывается Ф. И. О. работника;
  • в графе 4 проставляется табельный номер (данная графа заполняется, если в организации работникам присваиваются табельные номера);
  • в графе 5 указывается количество календарных дней положенного работнику отпуска;
  • в графе 6 отмечается запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика отпусков графы 1–6 формы Т-7 должны быть заполнены.

Изменения в график отпусков вносятся при переносе отпуска с согласия работника и в случае отзыва из отпуска (ст. 124, ч. 2 ст. 125 ТК РФ, постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). В этих случаях в графы 8 и 9 вносятся корректирующие сведения:

  • в графе 8 указывается документ, на основании которого производится перенос отпуска;
  • в графе 9 приводится дата начала использования отпуска (или его части);
  • в графе 10 можно указать дополнительные сведения (например, причину переноса отпуска, отзыва из отпуска и другие сведения).

В графе 7 приводятся даты фактического ухода работника в отпуск.

В случае замены части отпуска денежной компенсацией эта информация должна быть отражена в графике отпусков. Для этого в графе 10 «Примечание» графика отпусков необходимо сделать запись о том, что часть ежегодного отпуска (указать количество дней) заменена денежной компенсацией и отразить реквизиты приказа о замене отпуска денежной компенсацией.

Еще один момент, касающийся внесения изменений в график отпусков, связан с отпусками работников-совместителей. Планируемый отпуск такого работника отражается в графике отпусков по основному месту работы и по совместительству. При этом если у работника-совместителя переносится отпуск по основному месту работу, то такой перенос должен найти свое отражение не только в графике отпусков по основному месту работы, но и в графике отпусков по совместительству. Это объясняется тем, что согласно ст. 286 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск совместителю предоставляется одновременно с ежегодным оплачиваемым отпуском по его основному месту работы.

График отпусков утверждается в конце предыдущего года, а новые работники принимаются на работу в течение всего года. Возникает вопрос: нужно ли в этом случае вносить изменения в график отпусков? Внесение изменения в график отпусков для вновь принятых работников нормативными документами не урегулировано. На практике применяется один из 2 вариантов:

  1. К действующему графику отпусков оформляют приложение по форме Т-7, в котором отражается информация об отпусках новых работников. При этом если в организации есть профсоюз, то график отпусков для новых сотрудников предварительно с ним согласовывают (ч. 1 ст. 123, ст. 372 НК РФ).
  2. График отпусков, утвержденный до приема нового работника, не корректируются. Уход нового работника в отпуск осуществляется по согласованию с руководителем.

При составлении графика отпусков образец заполнения лучше иметь перед глазами.

График отпусков: образец заполнения в Word и Excel

Чтобы получить представлении о том, как заполняется документ, график отпусков скачать можно на нашем сайте.

 Скачать образец

График отпусков на 2021 год в Excel скачать можно здесь: 

Скачать график отпусков в Excel

Знакомить ли с графиком персонал

Прямой обязанности по ознакомлению сотрудников с утвержденным графиком отпусков в законе нет. Ст. 123 ТК РФ требует только известить работника о времени начала отпуска под подпись не позднее чем за 2 недели до его начала.

Однако целесообразно всё же знакомить персонал с этим документом. Как и для чего это нужно делать, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс:

Если у вас нет доступа к К+, получить пробный полный доступ можно бесплатно.

Нередко возникает вопрос: нужно ли работнику писать заявление на отпуск, предусмотренный графиком отпусков? Для ответа обратимся к ч. 3 ст. 123 ТК РФ, согласно которой о времени начала отпуска работник должен быть извещен под расписку не позднее чем за 2 недели до начала. Из этого следует, что для ухода работника в отпуск в соответствии с графиком отпусков требуется уведомить работника, а не работодателя. Дополнительное заявление от работника не требуется.

Хранение графика отпусков

График отпусков – форма Т-7 должен храниться в организации в течение нормативно установленных сроков. С 18.02.2020 срок его хранения в архиве фирмы увеличен с года до 3 лет (ст. 453 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). При этом срок хранения начинает течь с 1 января года, следующего за годом, на который издавался график (это следует из приказа Росархива от 20.12.2019 № 237).

Так, график отпусков на 2021 год, утвержденный в декабре 2020 года, заканчивает свое действие 31.12.2021, следовательно, сохранять его необходимо в течение 2022-2024 годов.

График отпусков с истекшим сроком хранения и иные аналогичные документы уничтожаются в соответствии с актами об уничтожении документов (пп. 2.2.5, 2.3.2, 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

Планирование отпусков

Для того чтобы составить график отпусков, нужно спланировать отпуска по всем сотрудникам компании. В каком документе можно собрать пожелания работников? Нужен ли единый документ для планирования графика отпусков или удобнее оформить каждым документом в разрезе структурных подразделений? Универсального рецепта здесь нет, поскольку в каждом случае нужно принимать во внимание специфику организационной структуры работодателя. В компаниях с большим количеством отделов, бюро и подобных организационных единиц, целесообразно разрабатывать проекты графиков отпусков по каждой такой единице.

При разработке проекта графика отпусков учитывается специфика производственного процесса каждой организационной структуры. Например, отдел главного бухгалтера должен учитывать сроки подготовки бухгалтерской, статистической, управленческой и налоговой отчетности работниками. Удобнее разбить отпуска сотрудников каждого подразделения по месяцам, чтобы видеть интенсивность нагрузки по месяцам.

В зависимости от программного обеспечения можно распечатывать различные отчеты по каждой производственной структуре, работнику остается только поставить период отпуска и подпись. В иных случаях можно использовать саму форму графика отпусков, назвав форму «Планирование отпусков».

!Кадры!Кадры

Заполненная по каждой организационной структуре форма «Планирование отпусков» далее передается в Отдел кадров для проставления льготных категорий работников.

При планировании предстоящего отпуска необходимо обратить внимание на следующий момент.

На сегодняшний день при увольнении работника работодатель не всегда может удержать долг по излишне выплаченным отпускным. В том случае если работодатель не удержал при окончательном расчете с работником «отпускной» долг, то вероятность взыскания долга в судебном порядке очень мала (Определения ВС РФ от 25.10.2013 г. №69-КГ13-6, от 28.05.2010 г. №18-В10-16, письмо   Минтруда РФ от 22.10.2018 г. №14-1/ООГ-8142).

Для исключения проблемных ситуаций в будущем, в момент планирования графика отпусков, бухгалтерии желательно произвести расчет по каждому работнику, за исключением категорий работников, которым нельзя не предоставить «авансовый» отпуск, заработанных дней отпуска.

Услуги кадрового делопроизводства

Как документально оформить график отпусков?

Несмотря на то, что благодаря статье 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. №402-ФЗ работодатели получили свободу выбора в использовании тех или иных унифицированных форм - главное, чтобы форма содержала обязательные реквизиты, большинство работодателей по-прежнему используют привычную форму №Т-7.

Важно!

График отпусков на 2021 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2020 г. (ч.1 ст.123 ТК РФ – не позднее чем за две недели до наступления 2021 года).

Работодатель должен учитывать, что для некоторых категорий работников ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен в удобное для них время. Например, работники в возрасте до 18 лет, мужу в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, инвалидам войны, ветеранам боевых действий, почетным донорам.

Образец графика отпусков представлен ниже:

График отпусков

Зачем нужен график отпусков?

График отпусков всегда формируется и утверждается заблаговременно — не позже, чем за 2 недели до начала года, в котором он будет применяться (ст. 123 ТК РФ).

Наличие графика позволяет:

  • контролировать соблюдение требования о необходимости предоставления времени ежегодного отдыха каждому из работников;
  • приурочить период наибольшего спроса на отпуска к тому времени, когда отсутствие части работников не отразится негативно на деятельности работодателя;
  • заранее спланировать замены, обеспечивающие выполнение функций (полное или частичное) находящегося на отдыхе работника другими лицами.

Исполнение графика обязательно и для работника, и для работодателя. Но этот документ позволяет вносить в него изменения, обусловленные возможностью:

  • продления или перенесения времени отдыха (ст. 124 ТК РФ);
  • деления его на части (ст. 125 ТК РФ);
  • замены денежной компенсацией его дней, выходящих за пределы минимально необходимой (ст. 115 ТК РФ) продолжительности отдыха (ст. 126 ТК РФ).

Изменения могут вызываться требованиями законодательства или возникать по взаимному согласию работника и работодателя.

Учет мнения работника при формировании графика

Возможность учета мнения работника при создании графика в законодательстве упоминается только в одном аспекте — ориентироваться на это мнение работодатель обязан лишь тогда, когда работник относится к категории лиц, имеющих право выбирать время отдыха (ст. 123 ТК РФ). Основания для возникновения такого права приводятся как в ТК РФ, так и в других законодательных актах.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Подпись работника об ознакомлении с графиком отпусков, который составлен без учета его мнения и в котором зафиксировано разделение ежегодного отпуска на части, не свидетельствует о достижении между вами соглашения по этому вопросу (Решение Суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 06.07.2018 N 12-285/2018). А значит, это может повлечь спор с работником и, соответственно, риски. Поэтому рекомендуем при разделении отпуска на части оформлять документы так, чтобы из них четко следовало, что работник согласился на разделение отпуска (читать далее…).

Воспользоваться правом на выбор можно:

  • женщинам, использующим отпуск по беременности и родам и желающим присоединить время ежегодного отдыха к этому отпуску (ст. 122, 260 ТК РФ);
  • несовершеннолетним (ст. 122, 267 ТК РФ);
  • усыновителям детей-младенцев (ст. 122 ТК РФ);
  • мужьям женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • работникам, отозванным из отпуска, в отношении недоиспользованного ими времени отдыха (ст. 125 ТК РФ);
  • одному из лиц (родителю, приемному родителю, опекуну, попечителю), на воспитании которых находится несовершеннолетний ребенок-инвалид (ст. 262.1 ТК РФ);
  • родителям 3 и более детей, находящихся в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
  • совместителям (ст. 286 ТК РФ);
  • супругам военнослужащих (п. 11 ст. 11 Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
  • сотрудникам государственных органов принудительного исполнения, уголовно-исполнительной системы, противопожарной службы, внутренних дел и Росгвардии, если им не удалось воспользоваться отпуском, предусмотренным графиком (п. 3 ст. 57 Закона от 01.10.2019 № 328-ФЗ «О службе в органах принудительного исполнения…», п. 3 ст. 59 Закона от 19.07.2018 № 197-ФЗ «О службе в уголовно-исполнительной системе…», п. 3 ст. 58 Закона от 23.05.2016 № 141-ФЗ «О службе в федеральной противопожарной службе…», п. 3 ст. 57 Закона от 30.11.2011 № 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел…»);
  • почетным донорам (подп. 1 п. 1 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ «О донорстве…»);
  • лицам, попавшим под воздействие радиации при ядерных испытаниях или катастрофах (п. 15 ст. 2 Закона от 10.01.2002 № 2-ФЗ «О социальных гарантиях…», п. 5 ст. 14, п. 1 ст. 15 Закона от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите…»);
  • инвалидам войны, участникам ВОВ, ветеранам боевых действий, лицам, находившимся не меньше 6 месяцев на военной службе в период ВОВ, награжденным орденами или медалями за службу во время ВОВ, жителям блокадного Ленинграда, лицам, работавшим в период ВОВ на объектах оборонительного назначения (подп. 17 п. 1 ст. 14, подп. 15 п. 1 ст. 15, подп. 11 п. 1, подп. 4 п. 2, подп. 3 п. 3 ст. 16, п. 9 ст. 17, подп. 9 п. 1 ст. 18, подп. 10 п. 1 ст. 19 Закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах»);
  • Героям Соцтруда, Труда РФ, полным кавалерам ордена Трудовой Славы (п. 2 ст. 6 Закона от 09.01.1997 № 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий…»);
  • Героям Советского Союза, РФ, полным кавалерам ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона от 15.01.1993 № 4301-1 «О статусе Героев…»).

С мнением остальных работников работодатель может не считаться. Хотя учитывать его при создании графика рекомендует Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, утвердившее унифицированную форму этого документа.

Учет мнения работников при формировании графика позволяет:

  • заранее предусмотреть те прогнозируемые ситуации, из-за которых работник будет вынужден просить о переносе или разделении отпуска после вступления графика в силу;
  • избежать конфликтов между работником и работодателем;
  • без участия работодателя решить вопрос о распределении времени отдыха между работниками, поскольку сами работники обычно хорошо осведомлены о периодах их наибольшей востребованности на работе и о подходящих для них заменах.

Привлечение работников к созданию графика на основе их пожеланий может существенно снизить трудозатраты работодателя по формированию этого документа, если его устроит заполненный работниками вариант или необходимость вмешательства в распределение, сделанное самими работниками, окажется минимальной.

Необходимость составления графика отпусков

Согласно требованиям ст. 123 ТК РФ все работодатели обязаны составлять график отпусков.

График содержит в себе даты отпусков персона на предстоящий календарный год и утверждается внутренним приказом руководителя за 2 недели до окончания текущего года, то есть до 17 декабря.

График отпусков может быть использован работодателем в следующих целях:

  • позволяет грамотно спланировать свои расходы, что позволит обеспечить своевременную выплату отпускных
  • есть время решить вопрос делегирования обязанностей временно отсутствующего работника
  • отследить количество положенных и использованных дней отпуска
  • снижение объёма бумажных документов, поскольку при наличии графика заявления на отпуск с сотрудников можно не собирать

Особенности составления графика отпусков

  • График отпусков можно составлять на унифицированной форме № 7-Т, утверждённой Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1 или же самостоятельно разработать бланк.
  • При создании документа необходимо помнить, что существуют отдельные категории работников, которые могут использовать свой отпуск в любое удобное для них время и не соблюдать даты утверждённого графика (например, внешние совместители или мужья в период нахождения их жён в отпуске по беременности и родам).
  • При составлении графика необходимо учитывать пожелания сотрудников, забыть про дни ранее неиспользованного отпуска, а также про дополнительные дни, положенные сотруднику в соответствии с трудовым законодательством или коллективным договором.
  • Если в организации имеется профсоюз, то документ необходимо будет согласовывать.
  • Сотрудники должны быть под роспись ознакомлены с утверждённым документом.
  • За две недели до начала отпуска работников необходимо под роспись уведомить о предстоящем отпуске.
  • Период, за который полагается отпуск рассчитывается не с 1 января, а с даты приёма на работу.
  • В графе с датой отпуска рекомендуется указывать развёрнутую дату, включающую в себя число, месяц и год.
  • Выходные дни во время отпуска оплачиваются как обычный отпуск, нерабочие праздничные дни в расчёте отпускных не участвуют.

Читайте также Грядущие изменения трудового законодательства

Внесение изменений в утверждённый график

В действительности довольно сложно чётко выдержать сроки отпусков, утверждённые в графике. В ходе осуществления деятельности работодатель может столкнуться с ситуацией, когда период отпуска необходимо перенести.

  • Если переноса отпуска не избежать, то соответствующую информацию необходимо обязательно отразить в графике. В качестве основания для переноса может быть использовано заявление сотрудника или приказ об отзыве. В графе 8 формы № Т-7 указывается основание, в графе 9 – новая дата отпуска.
  • Отпуск может быть разделён на части. Основанием будет являться заявление сотрудника. Стоит помнить, что одна из частей отпуска не может быть меньше 14 календарных дней.
  • В документе рекомендуется ввести графу «С изменениями ознакомлен», в которой сотрудники будут оставлять личную подпись, свидетельствующую о согласии с внесёнными в график корректировками.
  • Работодателям необходимо установить определённый срок, в течение которого сотрудники могут подать заявление о внесении изменений в утверждённый график отпусков.
  • В отношении персонала, принятого в течение календарного года, работодатель самостоятельно решает: внести изменения в утверждённый график или предоставить отпуск только на основании заявления.

Штрафы за отсутствие утверждённого графика отпусков

Стоит отметить, что работодатель может избежать штрафа за отсутствие утверждённого графика только в том случае, если отсутствуют жалобы от персонала и данная ситуация никак не влияет на внутренний климат коллектива.

Контур.Фокус

Если имеет место несоблюдение работодателем своей обязанности по предоставлению ежегодных оплачиваемых отпусков персоналу, то это правонарушение трудового законодательства, за которое могут быть применены штрафные санкции.

В соответствии со ст. 5.27 КоАП за отсутствие документа предусмотрены следующие штрафы:

  • 1 000 – 5 000 рублей в отношении должностных лиц и ИП
  • 30 000 – 50 000 в отношении предприятия

Стоит помнить, что за повторное нарушение штрафы будут значительно увеличены.

Бланк графика отпусков

Скачать бланк графика отпусков по форме № 7-Т в формате .xls